El siguiente documento establece las condiciones que regirán las relaciones comerciales y/o de servicios entre Gahma Soft C.A. y las empresas que funcionaran como Asociados Comerciales, entendiéndose esto como aquellas empresas que realicen operaciones de Distribución de nuestro producto Sistema Confía en los distintos estados del país y/o a nivel Internacional.
De todos es sabido que mercadear un producto a nivel Nacional requiere canales de distribución que permitan colocar los productos eficientemente entre los distintos clientes, pero en nuestro caso la comercialización no se limita a colocar el producto sino que involucra un proceso mas complejo, que va desde la muestra inicial del Sistema hasta la formación eficiente del recurso humano encargado de operar el mismo, pasando por las etapas de instalación, configuración, puesta a punto, optimización de uso y servicio de asesoría postventa de manera personal, electrónica y/o telefónica.
Esta situación nos ha llevado a establecer estrategias de expansión de mercado que nos garanticen incrementar nuestros volúmenes de venta sin descuidar la calidad del servicio ofrecido, siendo los asociados Comerciales la figura seleccionada para tal fin.
Para lograr este objetivo y entendiendo que todas las organizaciones poseen distintos niveles de operatividad que pueden adaptarse en mayor o menor medida a nuestras necesidades, hemos establecido tres (3) niveles de Asociación fundamentados en la magnitud en que se preste el servicio y/o se asuman responsabilidades ante los clientes; estando definidos estos niveles como Asociado Comercial BRONCE (ACB), Asociado Comercial PLATA (ACP) y Asociado Comercial ORO (ACO). Estas clasificaciones serán asignadas por Gahma Soft C.A. a los Asociados Comerciales previo estudio de las condiciones de operatividad y conocimientos del Sistema, pudiendo pasar de un nivel a otro siempre y cuando cumpla con las exigencias establecidas por nuestra empresa y que nos garantice la calidad del servicio a prestar en el nivel que se espera obtener.
A continuación definiremos algunos aspectos que va a ser comunes para nuestros asociados comerciales independientemente del nivel en que estén ubicados, para luego pasar a definir las características específicas de cada uno.
DISPONIBILIDAD DEL Sistema Confía: Todos nuestros asociados una vez ejecutada la primera venta podrán instalar nuestro sistema administrativo sin costo alguno, lo cual les permitirá utilizarlo en sus operaciones internas, lo cual además de los beneficios inherentes a su utilización permitirá conocer en mayor profundidad el producto.
POTESTAD DE ACEPTACION DE CLIENTES: es importante aclarar que Gahma Soft C.A. se reserva la potestad de aceptar o rechazar la posible negociación propuesta por nuestros asociados comerciales, si considera que la futura relación con el cliente puede representar inconvenientes insalvables derivados de las operaciones propias del negocio de dicho cliente, que requieran cambios importantes en nuestro sistema así como cualquier otra situación que Gahma Soft C.A. pueda manejar en forma discrecional.
EXCLUSIVIDAD DE ZONA COMERCIAL: con referencia a la exclusividad que se le pueda otorgar a un asociado comercial para el desarrollo de un área geográfica especifica, es bueno acotar que esta decisión es potestad de Gahma Soft C.A., pero que en todo caso va a depender de dos factores fundamentales:
FORMA DE PAGO DE LAS COMISIONES: el pago de las comisiones se realizará en función de las cancelaciones que vaya realizando el cliente ya que las negociaciones pueden ser al contado o a crédito. En caso que la negociación sea interrumpida o cancelada por razones no imputables a Gahma Soft C.A. , el Asociado Comercial cobrará en función de lo que efectivamente Gahma Soft C.A. haya cobrado y no deba reintegrar, ya que en caso de presentarse reintegro el mismo también será imputable a las Comisiones que haya recibido el Asociado Comercial.
PROHIBICIONES: Sistema Confía es un producto debidamente registrado por nuestra empresa, por lo cual en ningún caso los asociados comerciales podrán realizar actividades relacionadas con dicho sistema que vayan más allá de las establecidas en este documento, de acuerdo al nivel que se le haya asignado y en caso de requerir la realización de una actividad diferente por requerimientos de los clientes, esta necesitará de autorización previa de Gahma Soft C.A.
El incumplimiento a esta normativa significará la resolución inmediata del convenio establecido entre Gahma Soft C.A. y el asociado comercial, reservándose nuestra empresa las acciones civiles y mercantiles pertinentes.
ASOCIADO COMERCIAL BRONCE
Es aquel que establece el contacto inicial con los clientes potenciales dándole información superficial del Producto, pero suficiente para motivar en el cliente la necesidad de conocer más a fondo el Sistema.
RESPONSABILIDAD DEL ASOCIADO: En este caso la responsabilidad del asociado se limita al contacto y concertación de la reunión inicial de un Representante de Ventas de Gahma Soft C.A. con el Cliente para darle el demostrativo del Producto.
RESPONSABILIDAD DE Gahma Soft: Planificar y enviar un Representante de Ventas calificado para demostrar el Sistema en forma detallada y aclarar cualquier interrogante que surjan en el proceso demostrativo. Esta visita se realizará de acuerdo a la disponibilidad de tiempo tanto del Representante de Ventas de Gahma Soft C.A. como del Cliente. En este caso la Facturación al Cliente del Producto será hecha por Gahma Soft C.A.
COSTOS INVOLUCRADOS EN LA PRESENTACION INICIAL: Los gastos en que se incurran a causa de la visita al cliente para la demostración serán asumidos por Gahma Soft C.A., por lo que se hace necesaria la coordinación adecuada por parte del Asociado Comercial para optimizar estos traslados, de forma tal que se concentren los distintos clientes interesados en períodos de tiempo que permitan atender la mayor cantidad de ellos en la misma visita.
BENEFICIOS DEL ASOCIADO COMERCIAL: En el caso de ACB, Gahma Soft C.A. pagará por cada Sistema vendido un 10% de comisión en función del monto de la negociación una vez deducido el IVA.
APOYO LOGÍSTICO, TÉCNICO Y PUBLICITARIO: El apoyo que realizará Gahma Soft se limitará a una inducción demostrativa del Sistema, al suministro de material comparativo con otros productos existentes en el mercado, folletos publicitarios del Producto y la Empresa, demos en CD del producto e inclusión en nuestra pagina Web referenciandolo como punto de contacto de nuestra organización en su mercado específico siempre y cuando el Asociado así lo solicite.
ASOCIADO COMERCIAL PLATA
El ACP viene a representar un punto clave para Gahma Soft C.A. dentro de su estrategia de mercadeo, ya que este se encarga no solo de hacer el contacto, sino que debe estar en capacidad de mostrarle al cliente todos los beneficios operativos que nuestro sistema puede brindarle, hasta el punto que se pueda cerrar la negociación sin que tenga que estar presente un representante de Gahma Soft C.A.
RESPONSABILIDAD DEL ASOCIADO: en este caso, como ya se ha mencionado la responsabilidad fundamental del ACP esta orientada a ejecutar la venta de forma integral (aun cuando la facturación sería hecha por Gahma Soft C.A.) y para poder realizar esta labor debe tener un amplio conocimiento de las características fundamentales del sistema, así como su versatilidad y capacidad de adaptación a situaciones especificas de nuestros clientes; también, es bueno hacer notar que además de realizar la venta, al ACP se le confiere la atribución de poder instalar el Sistema Confía en los equipos de nuestros clientes de acuerdo a las normas establecidas por Gahma Soft C.A., por lo que asumiría automáticamente la responsabilidad del buen funcionamiento de los mismos en todo lo relacionado con la operatividad, sin embargo esta atribución es opcional por lo que puede no ser tomada por el ACP, sin que ello signifique incumplimiento del acuerdo establecido, en cuyo caso nuestra empresa se encargara de asumir el proceso a partir del cierre de la negociación. Existe la posibilidad de que las negociaciones puedan hacerse a crédito, en cuyo caso el ACP debe pedir autorización a Gahma Soft C.A. antes de finiquitar algún acuerdo crediticio y teniendo claro que va a ser su responsabilidad gestionar las cobranzas de las cuotas establecidas.
RESPONSABILIDAD DE Gahma Soft: la responsabilidad de Gahma Soft C.A. en su relación con los ACP viene a iniciarse a partir del momento en que la venta este consumada y constaría de la instalación del Sistema Confía al cliente, en caso de que nuestros ACP no asuman este proceso, el cuadre de los formatos, el entrenamiento al personal que va a operar el sistema y el servicio de asesoría post venta que se requiera.
COSTOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO: Los costos en que incurra Gahma Soft C.A. vienen derivados de un servicio a prestar a un cliente ya contratado, por lo que los gastos que se originen por el proceso de instalación y/o entrenamiento deben ser asumidos por este en lo referente a traslado, alimentación y hospedaje. Este punto es importante que quede bien claro con los clientes en el momento de realizar la negociación, de forma tal que no se preste a confusiones que puedan derivar en inconvenientes futuros.
BENEFICIOS DEL ACP.: La comisión por el servicio prestado por nuestro ACP va a depender de la magnitud del servicio, ya que si su acción se limita contactar al cliente y ejecutar la venta recibiría un 20% de comisión sobre el monto de la venta del sistema, una vez deducido el IVA, pero si además este realiza el proceso de instalación del Sistema Confía obtendría un 10% adicional previa verificación de funcionamiento.
APOYO LOGÍSTICO, TÉCNICO Y PUBLICITARIO: a diferencia del ACB, el ACP debe tener un proceso de inducción y conocimiento del sistema más amplio, hasta el punto de estar en capacidad de poder ofrecer soluciones puntuales a los futuros clientes en función de las capacidades del Gahma Soft C.A., mas aún si pretende llevar su intervención en el proceso hasta la instalación del sistema. Para poder realizar esta función las personas que reciban la inducción deben estar debidamente certificadas por Gahma Soft C.A., después de haber demostrado el dominio de los punto exigidos, durante un proceso que debe representar su permanencia de por lo menos una semana en nuestras instalaciones. Esta inducción inicialmente es gratuita, sin embargo los gastos originados por la permanencia de los funcionarios enviados por el ACP deben ser asumidos por este. Además el ACP recibirá material comparativo con otros productos existentes en el mercado, folletos publicitarios del Producto y la Empresa, demos en CD del producto e inclusión en nuestra pagina Web referenciandolo como punto de contacto de nuestra organización en su mercado específico.
ASOCIADO COMERCIAL ORO
Este asociado representa el punto máximo de representación externa de nuestra empresa ante los clientes, ya que el ACO va a cumplir con todas las etapas que conllevan el proceso de utilización del Sistema Confía, es decir, contactar al cliente, cerrar la venta, instalar el sistema, dar el entrenamiento y garantizar el servicio de asesoría postventa, en otras palabras seria una parte integral de Gahma Soft C.A., pero con una figura legal y una estructura operativa completamente independiente, pero que sin embargo se adaptaría a los requerimientos de nuestra organización para garantizar un servicio absolutamente eficiente.
RESPONSABILIDAD DE LOS ACO: en este caso la responsabilidad de nuestros asociados comerciales es absoluta, ya que asume todas las etapas del proceso, desde la facturación del producto hasta el servicio Post-Venta, por lo que ante los clientes y ante Gahma Soft C.A. es el responsable del cabal funcionamiento del sistema.
Además debe solventar las diferentes situaciones relacionadas con los procesos inherentes a nuestro sistema empresarial, así como los entrenamientos derivados de cambios en las estructuras operativas de nuestros clientes.
COSTOS INVOLUCRADOS CON EL PROCESO: los ACO deben acordar con los clientes potenciales las condiciones de la negociación, incluyendo la distribución de los gastos relacionados con el proceso de instalación y entrenamiento, pero manteniendo informado de la operación a Gahma Soft C.A.
BENEFICIO DEL ASOCIADO COMERCIAL: las comisiones que se han de cancelar al ACO representan el 50% del monto de la negociación del sistema una vez deducido el impuesto, siendo este el porcentaje máximo que se otorga a un asociado comercial.
APOYO LOGÍSTICO, TÉCNICO Y PUBLICITARIO: Por las mismas características de este tipo de asociado el apoyo logístico y técnico de Gahma Soft C.A. se limita fundamentalmente a la preparación inicial, la cual debe ser absoluta y demostrada, ya que a partir de allí el asociado asume toda la responsabilidad sobre el proceso, sin embargo Gahma Soft C.A. podría prestarle apoyo a distancia en situaciones que circunstancialmente no pueda manejar de manera satisfactoria. Para poder lograr este nivel de preparación el ACO debe recibir un proceso de inducción y entrenamiento en nuestra empresa bastante exhaustivo, al punto que nos garantice el completo dominio de todas las fases del proceso, por lo cual, ese periodo en ningún caso puede ser menor a quince (15) días. Los costos derivados de este proceso deben ser asumidos por los asociados e inicialmente será gratuito, pero los gastos necesarios para la permanencia del personal deben ser asumidos por el asociado. Además el ACP recibirá material comparativo con otros productos existentes en el mercado, folletos publicitarios del Producto y la Empresa, demos en CD del producto e inclusión en nuestra pagina Web referenciandolo como punto de contacto de nuestra organización en su mercado específico.